Verdeel en digitaliseer uw post efficiënter met Merak Mailroom / Postkamer.

Post. Het lijkt iets eenvoudigs maar het heeft invloed op de werking van je hele bedrijf. Elke brief moet zorgvuldig worden behandeld en dat kost tijd, werk en administratie.

Merak Mailroom / Postkamer helpt u om uw documenten te structureren en digitaliseren zodat elke boodschap bij de juiste dienst of persoon terecht komt. En dat allemaal voor het einde van de dag.

Hoe verwerken wij uw post?

Papieren documenten zijn erg gevoelig voor invloeden van buitenaf. De ultravioletstralen in daglicht kunnen papier doen afbleken of vergelen, en ook brand- of waterschade kunnen dramatische gevolgen hebben. Daarom bewaart Merak uw archief in de meest geschikte, veilige omgeving. Om uw archief optimaal te beschermen houden we de Merak-archiefruimtes volledig stofvij. De temperatuur en luchtvochtigheid worden continu gemonitord en bijgestuurd, en de ruimtes worden verlicht met ultravioletarm kunstlicht.

1. Ontvangst
Wij kunnen uw post bij u ophalen of u kunt ze bij ons laten bezorgen.

We sorteren uw documenten meteen al een eerste keer volgens onze afspraken met u.

2. Behandeling
Na het openen van de post die verder verwerkt moet worden, wijzen we de gesorteerde documenten toe aan de juiste afdeling of persoon.

Wij scannen ze ook in zoals u dat wilt (kleur/zwart-wit, met/zonder tekstherkenning, …) en de naamgeving gebeurt uiteraard ook volgens afspraak.

3. Verdeling
De verdeling gebeurt digitaal. We versturen de gescande documenten via het kanaal dat u zelf kiest. U krijgt ook een rapport van alle verwerkte post.

4. Nabehandeling
Wat er daarna gebeurt met de papieren post, beslist u zelf. Elk document kunnen wij voor u:
a. terugbrengen
b. bewaren (korte of lange termijn)
c. en/of vernietigen.

Hoe werken wij met u samen?

1. Analyse van uw proces
2. Bepaling van optimalisaties
3. Voorbereiding en testing
4. Gefaseerde implementatie
5. Rapportering en evaluatie

Het proces van uw Merak Mailroom loopt zoals dat voor u het beste past. Onze experts bepalen samen met u hoe dat proces eruitziet.

Voor we een nieuw proces installeren, analyseren we uw huidige workflow en zoeken we de pijnpunten. We stellen samen sorteercriteria en verdeelinstructies op.

Wanneer we de pijnpunten gevonden hebben, kunnen we aan de slag gaan om optimalisaties aan te brengen.

Daarna volgt een grondige voorbereiding waarin we alle aanpassingen testen voor we overgaan tot de implementatie van uw nieuwe document management systeem.

De implementatie gebeurt in fases zodat we steeds kunnen bijsturen waar nodig en we blijven u later ook helpen bij de rapportering en evaluatie van het systeem.

Wij behandelen uw documenten met de grootste zorg.

Uw informatie is in professionele handen
Enkel professionals komen in de buurt van uw post. Onze leidinggevende experts worden specifiek opgeleid om uw Mailroom te beheren en ook onze andere collega’s worden continu bijgeschoold.

Uw informatie blijft vertrouwelijk
In de Merak Mailroom zijn uw waardevolle documenten en vertrouwelijke informatie 100% veilig. Uw documenten worden altijd verwerkt door onze professionals in onze eigen kantoren in België.

Wij vervoeren uw documenten zelf
Onze eigen, beveiligde koerierdienst levert uw documenten waar en wanneer u wilt. De koeriers zijn 24/7 beschikbaar zodat zelfs in de grootste nood uw documenten op tijd op de juiste plaats zijn.

Business Continuity and Disaster Recovery (BCDR) Plan
Wij hebben een BCDR Plan dat ervoor zorgt dat u altijd kunt rekenen op de continuïteit van onze dienstverlening.

Zo denken onze klanten over Merak Mailroom:

AG Insurance is actief in de financiële/verzekeringssector. Enkele honderden werknemers in België waren betrokken bij de overgang van papier naar digitaal. Het sterke partnerschap met Merak, gecombineerd met een nauwe samenwerking, regelmatige evaluaties en gericht advies, zorgde voor een duidelijke meerwaarde tegen een transparante prijs.

Merak beschikt over een expertise inzake informatiebeheer voor het behandelen en opvolgen van vertrouwelijke informatie en persoonsgegevens, garandeert dat projecten in strikte overeenstemming met ISO 9001- en ISO 27001-normen worden uitgevoerd en hanteert een algemeen klantgerichte no-nonsense aanpak.

Het project betreft de uitbesteding van het totale Mail Handling-proces en startte eind 2017 na een periode van intensieve voorbereidingen door beide partijen (uitwerking van het proces, testing, opleiding, implementatie en aanpassingen). Merak sorteert alle inkomende enveloppen, analyseert de inhoud om de routing van het document te bepalen, zet de gesorteerde post om naar digitale vorm, verzendt de gedigitaliseerde post, en zorgt voor de vernietiging van de papieren post. Alle processen en specifieke werkinstructies worden door het Mail Handling-team beschreven in een gedetailleerde handleiding voor dagelijks gebruik. Ook worden er op afgesproken tijdstippen verslagen aan de klant bezorgd.