Met 211 bedden, zeshonderd medewerkers en zeventig artsen is het AZ Sint-Rembert een regionaal ziekenhuis waar de mensen uit regio Houtland terechtkunnen voor alle specialisaties. Omdat ziekenhuizen alle patiëntendossiers tot dertig jaar na overlijden van de patiënt moeten bewaren, namen alle dossiers ontzettend veel plaats in.

Jurgen Blauwet, diensthoofd medische registratie en archiefbeheer: “Ook de financiële kost van het beheer van ons passief archief werd steeds groter en groter. Niet alleen door de uitbreiding van het aantal vierkante meters, maar ook door het bijkomende materiaal dat we daarvoor nodig hadden, zoals rekken.”

Net op het juiste moment

Net op dat moment stelde Merak zijn diensten voor aan het ziekenhuis. “Ze kwamen net op het juiste moment”, zegt Jurgen Blauwet. “Hun voorstel voldeed perfect aan onze noden: we hebben de volledige controle over het archief en hebben er ook een perfect zicht op, het is goed beveiligd, volledig vertrouwelijk en goed beschermd tegen bijvoorbeeld brand, diefstal en luchtvochtigheid. Dat zijn voor ons belangrijke voorwaarden omdat we daar absoluut moeten aan voldoen om in orde te zijn met onze accreditaties. En bij Merak is dat absoluut het geval.”

Vlotte verhuis

De verhuis van het passieve archief van het ziekenhuis naar de Merak-vestiging in Schelle verliep ook heel vlot. Jurgen Blauwet: “De volledige integratie begon in december 2016 en in drie weken tijd was de volledige verhuis afgerond. Daarbij maakte het ziekenhuis gebruik van de assistentiedienst van Merak, dus wij zelf moesten helemaal niets doen. De medewerkers van Merak verhuisden alles onder mijn begeleiding. Maar meer dan zeggen waar alles juist stond, moest ik niet doen. Daarna ben ik naar Schelle gegaan om exact te zien waar alles ligt opgeslagen.”