Het project heeft plaatsgevonden in het kader van hun verhuis. De dossiers zaten jaar en dag verspreid in hun gebouw, voornamelijk in de kelder. De omgeving waarin deze dossiers bewaard werden, was niet ideaal – vb toegang, brandbeveiliging, klimaatbeheersing ... Daarnaast zat de kennis en know-how van de inhoud van deze dossiers, vooral bij de oudere medewerkers, "de anciens". Gezien het feit dat de informatie zo waardevol is, ook voor nieuwere medewerkers, heeft Suez Water Technologies & Solutions de beslissing genomen om deze documentatie te digitaliseren.

Met de kennis en ervaring die Merak heeft met betrekking tot projectbeheer en digitalisering, werd er een volledig plan van aanpak uitgewerkt. Alle dossiers werden door de Merak medewerkers zorgvuldig verpakt, geïnventariseerd en overgebracht naar de Merak gebouwen. Daar werden de dozen in de meest ideale omstandigheden bewaard.

Merak heeft van dag 1 de garantie gegeven aan Suez Water Technologies & Solutions, dat alle informatie beschikbaar zou zijn van het ogenblik dat deze het gebouw in Herstal zouden verlaten. Indien er de noodzaak bestond voor het raadplegen van een dossier, dan werd die doos waarin het dossier zich bevond, prior behandeld. De doos werd in haar totaliteit gedigitaliseerd en digitaal opgeleverd.
Deze werkwijze was ideaal voor beide partijen. Enerzijds, kon de ruimte leeggemaakt worden zodat de deadline voor de nakende verhuis van Suez Water Technologies & Solutions niet in het gedrang zou komen. Anderzijds was Merak in de mogelijkheid om een vast team op het project te zetten die ervoor zou zorgen dat de dossiers grondig voorbereid, gedigitaliseerd en binnen de overeengekomen tijd, opgeleverd konden worden.

Suez Water Technologies & Solutions heeft ervoor gekozen om na digitalisering de originelen te laten vernietigen door Merak. Deze laatste stap in het volledige proces gebeurde op een door Merak gecontroleerde manier waarbij een certificaat werd bezorgd.

Website Suez