Rien n'est plus stressant qu'un auditeur externe réclamant un document spécifique de 2021, alors que celui-ci se trouve quelque part dans une boîte d'archives sur un site externe. La recherche manuelle dans des archives physiques ralentit l'audit, génère une nervosité inutile et entrave le bon déroulement du processus.

Avec le service scan on demand de Merak, vous numérisez instantanément la pièce justificative précise dont l'auditeur a besoin. Vous transformez ainsi vos archives physiques en une source numérique immédiate.

Un processus infaillible : de la boîte d'archives à l'auditeur
Notre processus est conçu pour vous offrir une sécurité maximale lors des moments critiques:

• Demande simplifiée: Via notre portail sécurisé, vous demandez exactement le dossier ou le document requis par l'auditeur.
• Traitement professionnel: Vos demandes sont traitées par des professionnels formés dans nos centres spécialisés.
• OCR & recherche facilitée: Les documents sont scannés avec l'OCR (Optical Character Recognition). Le texte est ainsi entièrement consultable, vous permettant de trouver l'information dans le fichier en quelques secondes.
• Intégration directe : Les fichiers numériques sont livrés en toute sécurité dans votre boîte de réception ou intégrés directement dans votre propre système DMS/ERP, prêts à être présentés.

La rapidité quand chaque minute comptePendant un audit, la réactivité est cruciale pour donner une impression de professionnalisme:

• La norme J+1: En règle générale, toute demande effectuée aujourd'hui est en votre possession le jour ouvrable suivant (J+1). Cela apporte le calme et la prévisibilité nécessaires à une gestion d'archives sereine.
• Sur-mesure en cas d'urgence: En cas d'urgence absolue pendant l'audit, vous pouvez marquer votre demande comme "urgente". Notre équipe se mobilise immédiatement afin de vous transmettre le document numérique en quelques heures.
• Traitement rapide: Si votre dossier se trouve déjà physiquement dans nos centres de traitement à Schelle ou Meer, votre demande est généralement traitée le jour même.

Les avantages pour votre prochain audit:

• Pas de coûts superflus: Ne numérisez que les pièces justificatives que l'auditeur demande réellement.
• Qualité professionnelle: Une lisibilité optimale et la reconnaissance de texte vous permettent de répondre instantanément aux questions.
• Agilité : Éliminez les barrières physiques et montrez que votre organisation maîtrise parfaitement la gestion de ses informations.

Êtes-vous prêt pour votre prochain audit ? Découvrez comment notre service scan on demand rend votre organisation "audit-proof". Consultez nos services de numérisation.