Niets is zo stressvol als een externe auditor die vraagt naar dat ene specifieke document uit 2021, terwijl dat ergens in een archiefdoos op een externe locatie staat. Het handmatig zoeken in fysieke archieven vertraagt de audit, zorgt voor onnodige zenuwen en belemmert een vlotte afhandeling.

Met scan on demand van Merak digitaliseert u razendsnel precies dat bewijsstuk dat de auditor nodig heeft. Zo transformeert u een fysiek archief in een directe digitale bron.

Een waterdicht proces: Van archiefdoos naar auditor
Ons proces is erop ingericht om u tijdens kritieke momenten maximale zekerheid te bieden:

• Eenvoudige aanvraag: Via ons beveiligde portaal vraagt u exact het dossier of document op dat de auditor opvraagt.
• Professionele verwerking: Uw aanvragen worden verwerkt door getrainde professionals in onze gespecialiseerde vestigingen.
• OCR & doorzoekbaarheid: Documenten worden gescand met OCR (Optical Character Recognition). Hierdoor is de tekst volledig doorzoekbaar, zodat u de gevraagde informatie binnen het bestand in enkele seconden vindt.
• Directe integratie: De digitale bestanden worden veilig afgeleverd in uw mailbox of direct geïntegreerd in uw eigen DMS/ERP-systeem, klaar om te presenteren.

Snelheid wanneer elke minuut teltTijdens een audit is reactiesnelheid cruciaal voor een professionele indruk:

• De D+1 standaard: In de regel geldt: vandaag aangevraagd, de volgende werkdag (D+1) in uw bezit. Dit biedt de rust en voorspelbaarheid die nodig is voor zorgeloos archiefbeheer.
• Maatwerk bij urgentie: Is er sprake van een absolute noodsituatie tijdens de audit? Door een aanvraag als 'dringend' te markeren, schakelt ons team direct op om het document binnen enkele uren digitaal bij u te krijgen.
• Snelle verwerking Als uw dossier al fysiek aanwezig is in onze verwerkingsvestigingen in Schelle of Meer, wordt uw aanvraag doorgaans dezelfde werkdag nog verwerkt.

De voordelen voor uw volgende audit:

• Geen overbodige kosten: Digitaliseer enkel de bewijsstukken die de auditor daadwerkelijk opvraagt.
• Professionele kwaliteit: Optimale leesbaarheid en tekstherkenning zorgen dat u direct antwoord kunt geven op vragen.
• Wendbaarheid: Neem fysieke barrières weg en laat zien dat uw organisatie haar informatiebeheer volledig onder controle heeft.

Bent u klaar voor uw volgende audit? Ontdek hoe onze Scan on demand-service uw organisatie audit-proof maakt. Bekijk onze digitaliseringsdiensten.