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Les documents professionnels sont aujourd’hui en grande partie organisés par voie numérique.
Logique, car dans des archives numériques, vos documents peuvent être retrouvés très rapidement et facilement.
Mais la numérisation de documents papier s’avère être une tâche laborieuse.
Nous vous déchargeons avec plaisir de cette corvée.
De l’administration aux dossiers du personnel, en passant par les factures, nous numérisons tous vos documents professionnels et les mettons à votre disposition via un canal de votre choix.
Vous pouvez par exemple utiliser Merak Archive Online (MAO), nos archives numériques ultra sécurisées où vous pouvez consulter vos documents en toute convivialité.
Très pratique pour les télétravailleurs et un gain de place considérable dans vos locaux!
Un bon départ garantit un déroulement sans heurt.
Pour préparer votre projet de numérisation, nous convenons des modalités pratiques avec vous au préalable:
- Quel est le délai de livraison?
- Quelles sont vos attentes en ce qui concerne la qualité de numérisation?
- Souhaitez-vous une numérisation en couleur ou en noir et blanc?
- Que faire des originaux après la numérisation?
- Comment souhaitez-vous que nous indexions vos images numériques?
- ...
Vous avez des souhaits spécifiques ou un projet de grande envergure? Nous discutons alors de tous les détails avec vous au préalable. Une fois que notre plan d’approche est prêt, nous pouvons lancer le projet.
Préparation
Les agrafes, trombones et post-it doivent être enlevés afin de prévenir tout blocage du scanner. Chaque document ou dossier doit par ailleurs être pourvu d’une page de garde pour que le logiciel de numérisation « sache » quand un nouveau document numérique doit être créé.
La préparation de vos documents à la numérisation requiert donc une multitude de petites opérations manuelles qui vous font perdre un temps considérable. Nous vous déchargeons avec plaisir de ces tâches fastidieuses. Si vous le souhaitez, nous pouvons également venir vous aider à emballer vos archives. Durant la phase de démarrage, nous discutons de la répartition précise des tâches avec vous.
Emballage et collecte de vos documents.
Nous vous faisons parvenir tout le matériel pour emballer vos archives. Dans vos propres boîtes ou dans des boîtes d’archivage Merak.
Besoin d’aide? Nous vous donnons volontiers un coup de main. Les codes-barres que nous vous fournissons sont à coller sur les boîtes. Ils servent à établir le lien entre la boîte, le client et l’inventaire (liste du contenu).
Lors de l’enlèvement, notre chauffeur scanne chaque boîte munie d’un code-barres. À partir de ce moment-là, vos archives sont traçables en permanence dans notre base de données centrale. Notre chauffeur peut à présent transporter vos documents jusqu’à notre centre de numérisation. Nos chauffeurs sont formés pour suivre toutes les procédures à la lettre. Pour exclure toute utilisation abusive de vos données, nos véhicules sont équipés de systèmes de communication, de navigation et de suivi.
Merak numérise tous les formats.
Documents:
Nos scanners ultra modernes numérisent plus de 200 documents par minute. Ils peuvent traiter différents formats de papier en même temps et contrôlent rigoureusement le processus de numérisation via des détecteurs.
Livres:
Nous pouvons numériser des livres jusqu’au format A2. (livre ouvert) Vos livres ne doivent pas être démontés et restent donc parfaitement intacts. Nous utilisons à cet effet un scanner professionnel pour livres équipé d’un logiciel intelligent (LIMB) qui optimise les versions numérisées et garantit ainsi des images de haute qualité.
Plans:
Avec notre scanner professionnel pour plans (jusqu'à A0) et le logiciel associé, nous numérisons vos plans à la perfection, et ce selon les modalités convenues avec vous: résolution, couleur, etc.
Triple contrôle qualité:
1. Vérification des réglages
L’ordinateur vérifie automatiquement si les réglages correspondent à l’application de numérisation.
2. Contrôle visuel de la qualité de numérisation
Un superviseur prélève des échantillons et vérifie la lisibilité des copies numérisées et la qualité de numérisation.
3. Contrôle visuel des index
Un collaborateur s’assure que les index ont été correctement nommés.
Les images ne sont livrées que si ces trois contrôles sont positifs.
Livraison
Une fois tous vos documents numérisés et contrôlés, vous recevez les copies numérisées selon les modalités convenues: via transfert de données (e-mail avec lien de téléchargement sécurisé), via FTP ou via l'outil d'archivage numérique Merak Archive Online.
Qu’advient-il des originaux? Cet aspect est aussi examiné durant la phase de démarrage. Il y a trois possibilités:
- Archivage chez Merak En savoir plus sur l’archivage de documents papier?
- La destruction sur demande Merak conserve gratuitement vos documents papier pendant 90 jours suivant la numérisation. 30 jours avant la fin de cette période de 90 jours, vous recevez une liste des documents à détruire.
- Restitution Vous souhaitez récupérer vos documents originaux après leur numérisation? Pas de problème: nous les replaçons convenablement dans leurs boîtes initiales et vous les livrons conformément à nos mesures de sécurité.
Et que se passe-t-il après la destruction? Nous vous envoyons une attestation de destruction dans les 60 jours ouvrables.
Ou vous venez les récupérer vous-même auprès de notre service de numérisation. À vous de voir.
Consultation rapide et efficace
Lisibilité parfaite
Numérisation de tous les documents et formats
Discrétion et sécurité garanties
Tous vos documents papier sont numérisés en toute rapidité et simplicité et de manière 100 % fiable.
Numérisation aisée
Nous numérisons tous les documents, livres, notes manuscrites, plans ou dossiers… page par page. Nos scanners peuvent traiter tous les formats, d’une carte de visite à des plans au format A0. Pour les livres et les procès-verbaux, nous utilisons un scanner professionnel pour livres. Celui-ci prend une photo de chaque page et laisse vos originaux intacts.
Numérisation fiable
Un triple contrôle qualité de nos projets de numérisation exclut les erreurs.
Les avantages de la numérisation?
Tous vos documents peuvent être consultés rapidement et facilement. Et si vous optez pour notre outil Merak Archive Online, vous pouvez accorder des droits de lecture ou d’écriture à vos télétravailleurs pour leur permettre de consulter ou de modifier les pièces d’archives 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. Dans ces archives numériques, vos informations sont conservées en toute sécurité et dans l’anonymat le plus complet.
Suivi en temps réel de vos documents
Grâce à nos procédures de scanning approfondies, toutes vos boîtes enlevées sont enregistrées dans notre système de suivi en ligne. Un superviseur peut voir leur statut (préparation, numérisation, indexation, etc.) en un coup d’œil. Pour chaque boîte, une piste d’audit complète est disponible sur demande.
Triple contrôle qualité
1. Vérification des réglages
2. Contrôle visuel de la qualité de numérisation
3. Contrôle visuel des index
Les images ne sont mises à disposition dans l’outil de livraison qu’après une validation positive des trois contrôles.
Paul-Alexandre JANSSENS 6/11/2024
5/5
Excellent service de destruction de documents ! La prise de rendez-vous s'est faite de manière très professionnelle et efficace. Les cartons fournis sont de très haute qualité et parfaitement adaptés au stockage sécurisé des documents. Le processus de destruction est totalement conforme aux exigences les plus strictes du RGPD, ce qui est particulièrement rassurant pour la confidentialité des données.
Paul Melis 7/10/2024
5/5
Inge Van Dosselaer 12/12/2022
5/5
Zeer tevreden over de service en de prijs. Alles werd snel opgehaald en afgehandeld. Kortom: tevreden.
Alain Dandoy 24/03/2022
5/5
Service de destruction d'archives pratique et rapide. Service impeccable.
