Si le traitement du courrier peut sembler être une tâche simple à première vue, il n’en est rien.
Chaque lettre doit être traitée avec soin, ce qui demande du temps, du travail et une rigueur administrative.
Merak Mailroom vous aide à structurer et à numériser votre courrier entrant afin que chaque lettre parvienne au bon service ou à la bonne personne.
Et tout cela avant la fin de la journée.
Selon vos besoins
Le processus de traitement du courrier de Merak Mailroom est toujours adapté à vos besoins et souhaits spécifiques. Nos experts conviennent des modalités avec vous.
Comment pouvons-nous reconnaître les lettres destinées à certains collaborateurs ou services? De quelle manière devons-nous remettre les documents numérisés à ces personnes? Y a-t-il des lettres que nous ne pouvons pas ouvrir?
Etc. Nous réfléchissons toujours avec vous afin d’adopter la méthode la plus efficace possible et d’améliorer les éventuels points faibles.
Réception du courrier
La réception de votre courrier entrant est elle aussi organisée en concertation avec vous. Nous pouvons venir le chercher dans vos locaux ou le faire livrer directement chez nous par bpost. Nous trions votre courrier une première fois dès la réception selon les modalités convenues avec vous.
Tri
Après avoir ouvert les enveloppes, nous numérisons le contenu. Nous pouvons numériser en couleur ou en noir et blanc et avec ou sans reconnaissance de texte.
Nous nommons convenablement les lettres numérisées et les attribuons à la bonne personne ou au bon département.
Distribution
Une fois tout votre courrier numérisé et contrôlé, nous vous remettons les lettres numérisées. En fonction de vos souhaits, nous plaçons les fichiers sur votre serveur FTP, nous les envoyons par e-mail ou nous les ajoutons via l’outil d’archivage numérique Merak Archive Online, le cas échéant. Découvrez-en plus sur Merak Archive Online . Vous recevez ensuite un rapport de tout le courrier traité par nos soins.
Post-traitement
Vous décidez vous-même de ce qu’il advient de votre courrier papier après numérisation. Nous offrons un service all-in. Si vous souhaitez conserver physiquement les lettres originales, nous pouvons les archiver pour vous.
Envie d’en savoir plus sur notre gestion d’archives? Cliquez ici!
Et si les lettres papier peuvent être détruites, nous pouvons aussi nous en charger pour vous. La destruction de documents est un service que nous proposons aussi chez Merak.
Certifications ISO
Merak est un partenaire certifié. Nous sommes notamment certifiés pour notre gestion de la sécurité de l’information (ISO 27001) et notre gestion de la qualité (ISO 9001). Ces certifications vous garantissent que Merak est un partenaire fiable et expérimenté.
Tout savoir sur nos certifications et notre conformité? Jetez un coup d’œil ici.
Votre courrier est rapidement disponible sous forme numérique
Vous êtes complètement déchargé
Vous économisez sur les frais de personnel
Idéal pour le travail à domicile
Vous gagnez du temps et de l’argent.
Une entreprise reçoit chaque jour une quantité impressionnante de courrier.
Factures, contrats, recommandés, dossiers médicaux, documents d’assurance…
Tout ce courrier doit être ouvert, trié et transmis aux bonnes personnes…
C’est là une tâche laborieuse.
En externalisant le traitement de votre courrier, vous vous déchargez, vous et votre personnel, de cette corvée. Résultat?
Vos collaborateurs peuvent de nouveau se concentrer sur leurs tâches fondamentales et le courrier arrive beaucoup plus rapidement chez la bonne personne.
Pour les télétravailleurs et un bureau sans papier
Comme nous remettons le courrier aux bonnes personnes par voie numérique, les télétravailleurs reçoivent eux aussi leur courrier très rapidement. Un traitement plus efficace de votre courrier, qui réduira aussi considérablement votre montagne de papier. Selon vos souhaits, nous pouvons vous remettre les lettres originales, les conserver dans nos espaces d’archivage ou les détruire. Dans un objectif de durabilité, nous veillons à ce que les rognures de papier soient recyclées à 100 %.
Chez Merak, vous bénéficiez du service le plus qualitatif pour le traitement de votre courrier.
Votre courrier est entre les mains de professionnels
Seuls les professionnels ont accès à votre courrier. Nos experts dirigeants sont spécialement formés à la gestion de votre Mailroom et nos autres collègues suivent également une formation continue.
Sécurité garantie de vos informations
Dans la Merak Mailroom, vos précieux documents et informations confidentielles sont parfaitement protégés. Nous sommes un partenaire certifié (ISO 27001 pour la gestion de la sécurité de l’information). Vos documents sont toujours traités par nos professionnels dans nos propres bureaux en Belgique.
Nous nous chargeons nous-mêmes de la livraison de vos documents
Notre service de coursier sécurisé livre vos documents où et quand bon vous semble. Nos coursiers sont disponibles 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 pour livrer vos documents à bon port à temps, même en cas d’extrême urgence.
Continuité garantie
Nous disposons d’un plan de continuité et de reprise d’activité qui garantit la continuité de notre service. Votre courrier vous est ainsi toujours transmis à temps.
Céline Sambon 17/10/2022
3/5
Le chauffeur était là à l'heure. Cependant nous avons perdu beaucoup de temps et d'énergie car il n'avait pas la clé nécessaire au déverrouillage des containers pour qu'ils soient remplis rapidement.
Jean-Pierre van Rumund 17/09/2024
5/5
Perfecte service. Maandag gebeld dinsdag alles opgehaald.
werner sabine 24/08/2017
5/5
Guy Valenberghs 4/11/2018
4/5
