Bereken uw prijs
Het overzichtelijk organiseren van zakelijke documenten gebeurt vandaag bijna 100% digitaal.
Logisch, want in een digitaal archief zijn uw archiefstukken zeer snel en gemakkelijk terug te vinden.
Het digitaliseren van papieren documenten kan echter een tijdrovende klus zijn.
Daarom nemen wij die taak graag van u over.
Van administratie en facturen tot personeelsdossiers: we scannen al uw zakelijke bestanden in en maken ze voor u beschikbaar via een kanaal naar keuze.
U kan bijvoorbeeld gebruik maken van Merak Archive Online, ons sterk beveiligde digitaal archief waar u uw bestanden op een gebruiksvriendelijke manier kunt raadplegen.
Erg handig voor de thuiswerkers dus en bovendien maakt u weer heel wat plaats vrij op kantoor!
Een goed begin zorgt voor een vlekkeloos verloop.
Ter voorbereiding van uw scanproject overleggen wij op voorhand enkele praktische zaken met u zoals:
- Welke oplevertermijn is er?
- Wat zijn de verwachtingen rond scankwaliteit?
- Wenst u een kleur of zwart-wit scan?
- Wat gebeurt er met de originelen?
- Hoe indexeren we uw digitale bestanden?
- ...
Hebt u specifieke wensen of een project van grotere omvang? Dan bespreken we alles eerst vooraf met u. Als ons plan van aanpak klaar is, kunnen we van start gaan.
Voorbereiding
Nietjes, paperclips en post-its moeten verwijderd worden. Zo vermijden we dat de scanner blokkeert. Daarnaast moet ieder document of dossier voorzien worden van een schutblad. Hierdoor ‘weet’ de scansoftware wanneer er een nieuw digitaal document aangemaakt moet worden.
Uw documenten ‘scanklaar’ maken, vergt dus een reeks kleine maar tijdrovende, manuele handelingen. Wij nemen die taken met plezier van u over. Ook bij het inpakken van de archieven kunnen wij een handje toesteken. Tijdens de opstartfase bespreken we de precieze taakverdeling met u.
Het verpakken en ophalen van uw documenten.
U krijgt van ons alle tools toegestuurd om uw archief in te pakken. In uw eigen dozen of in Merak-archiefdozen.
Hulp nodig? Dan steken wij graag een handje toe. De barcodes die u van ons krijgt, worden op de dozen gekleefd. De codes dienen om de link te leggen tussen de doos, de klant en de inventaris (inhoudslijst).
Onze chauffeur zal iedere doos met barcode scannen bij ophaling. Vanaf dat moment is uw archief steeds traceerbaar in onze centrale databank. Nu kan onze chauffeur uw documenten naar ons scancenter brengen. Onze chauffeurs zijn getraind om alle procedures nauwgezet op te volgen. Om misbruik volledig uit te sluiten, zijn onze voertuigen uitgerust met communicatie-, navigatie- en trackingsystemen.
Merak digitaliseert alle formaten.
Documenten:
De hypermoderne scanners verwerken meer dan 200 documenten per minuut. Ze behandelen papier van verschillende afmetingen tegelijk en controleren via detectoren zorgvuldig het doorloopproces.
Boeken:
Wij kunnen boeken scannen tot een A2-formaat. (open boek) Uw boeken hoeven niet uit elkaar gehaald te worden en blijven dus volledig in tact. We gebruiken een professionele boekscanner met een slimme software (LIMB) die de scans optimaliseert en zo zorgt voor hoogkwalitatieve beelden.
Plannen:
Met onze professionele planscanner en bijhorende software scannen we uw plannen (tot A0) probleemloos. Alle scans worden gemaakt volgens de besproken kenmerken: resolutie, kleur…
Driedubbele kwaliteitscontrole:
1. Verificatie op settings
De computer controleert automatisch of de settings overeenstemmen met de scanapplicatie.
2. Visuele controle scankwaliteit
Een supervisor neemt steekproeven en checkt de scans op leesbaarheid en scankwaliteit.
3. Visuele controle op indexen
Een medewerker controleert of de indexen de juiste naamgeving gekregen hebben.
De beelden worden pas opgeleverd als deze drie controles positief zijn.
Oplevering
Zodra alles gedigitaliseerd en gecontroleerd is, ontvangt u de scans volgens afspraak. Via dataoverdracht (e-mail met beveiligde downloadlink), via FTP of via de digitale archieftool Merak Archive Online.
Wat gebeurt er met de originelen? Ook dit wordt besproken tijdens de opstartfase. Er zijn drie mogelijkheden:
- Bewaren bij Merak Meer weten over archiveren van papieren documenten?
- Vernietigen, op uw aanvraag. Merak bewaart de papieren de eerste 90 dagen (gratis). 30 dagen voor het einde van deze 90 dagen krijgt u een overzicht van de te vernietigen documenten. U bezorgt ons een ondertekende bevestiging voor vernietiging.
- Terugsturen Wilt u de gedigitaliseerde documenten terug? Dan bergen wij ze weer netjes op in de oorspronkelijke doos en krijgt u ze terugbezorgd volgens de Merak-veiligheidsmaatregelen.
Is alles vernietigd? Dan krijgt u binnen de 60 werkdagen een bevestiging van deze vernietiging.
Of, u haalt ze zelf op.
Snelle en efficiënte raadpleging
Perfecte leesbaarheid
Scanning van alle materialen en formaten
Gegarandeerde discretie en veiligheid
Al uw papieren documenten worden snel, eenvoudig en 100% veilig gedigitaliseerd.
Eenvoudig digitaliseren
Wij scannen en digitaliseren alle documenten, boeken, handgeschreven nota’s, plannen of dossiers ...pagina per pagina. Onze apparatuur kan alle formaten aan. Van visitekaartje tot A0-plannen. Voor boeken en notulen werken we met een professionele boekscanner. Die maakt een foto van elke pagina. Uw originelen blijven bovendien intact.
Veilig digitaliseren
Een driedubbele kwaliteitscontrole bij onze scanprojecten sluit fouten uit.
De voordelen van digitalisatie?
Al uw documenten zijn snel en gemakkelijk raadpleegbaar. Kiest u ook voor onze Merak Archive Online? Dan maakt u het ook voor thuiswerkers mogelijk om 24/7 archiefstukken te raadplegen door hen lees- of schrijfrechten toe te kennen. In dit digitaal archief wordt uw informatie gegarandeerd veilig en anoniem bewaard.
Uw documenten blijven op elk ogenblik traceerbaar
Dankzij onze doorgedreven scanprocedures komen al uw opgehaalde dozen terecht in ons digitaal opvolgsysteem. Een supervisor heeft hierdoor in één oogopslag een online overzicht van de status (voorbereiding, scanning, indexatie enz.). Per doos is er een volledige audit trail beschikbaar op aanvraag.
Driedubbele kwaliteitscontrole
1. Verificatie op settings
2. Visuele controle scankwaliteit
3. Visuele controle op indexen
De beelden worden pas ter beschikking gesteld in de opleveringstool na een positieve validatie van de drie controles.
Dirk Hellemans 27/03/2024
5/5
Peter Eeckelaert 22/05/2024
5/5
Merak hebben ons vakkundig geholpen met het inscannen van onze plannen waarmee we nergens anders terecht konden. Ongelooflijk dat ze niet automatisch antwoorden 'Ik scan dat!' als je hen vraagt of ze het kunnen... Bedankt voor alle hulp.
Jens Mertens 3/03/2020
5/5
Kim C. 7/04/2022
5/5
Super vriendelijke service van Leslie! En snel! Dit is de 2e keer dat ik op hen beroep doe en ik zal hen in de toekomst, wanneer nodig, zeker opnieuw contacteren.
